공인전자문서 보관 SW로 해결

공인전자문서 보관을 어떻게 하는 것이 효과적일까. 　기업들이 공인전자문서 보관 방법을 두고 고민하고 있는 가운데 복합기 업계가 복합기 소프트웨어(SW) 업그레이드만으로 골치 아픈 공인전자문서 보관 문제를 간단히 해결할 수 있는 해법을 제시했다. 　26일 업계에 따르면 복합기 업계는 디지털 복합기에서 복사하듯 스캔만하면 종이문서를 전자서명, 타임스탬프, 색인정보 등의 데이터를 삽입한 전자문서로 전환, 공인전자문서보관소로 문서를 자동 전송하는 솔루션을 공급 중이거나 개발에 나섰다. 　이는 스캔한 전자문서에 대한 신뢰성과 효용성이 낮아 지지부진한 공인전자문서보관소 사업에 활력을 불어넣을 것으로 전망된다. 특히 최근 인증받은 시설 또는 장비를 활용해 스캔한 전자문서를 종이문서와 동일한 법적 효력(전자거래기본법 제 52조 3항)을 갖게 돼 디지털 복합기를 통한 분산형 신뢰스캔이 주목받고 있다.

현재 기업들은 공인전자문서 보관을 위해 크게 △중앙집중형 신뢰스캔 △분산형 신뢰스캔 △아웃소싱 등 3가지 방법을 놓고 고민 중이다. 중앙집중형은 기업 내 특정장소에 공인전자문서보관소를 마련해 운영하는 방식으로 보안성은 뛰어나지만 구축비용과 관리비용이 많이 소요된다. 아웃소싱은 공인전자문서 보관을 인증받은 기관에 문서보관을 맡기는 방식으로 기업의 문서보관 관련 업무 부담을 줄일 수 있지만, 보안에 대한 문제가 제기된다. 　이에 비해 복합기 업계가 제시하는 디지털 복합기를 통한 분산형 신뢰스캔 방식은 이들 방식의 장점은 살리면서도 단점을 보완, 중앙집중형 투자비용의 10분의 1의 비용으로 보안에 대한 고민을 해결했다는 점에서 기업들의 높은 관심을 받고 있다. 　신도리코 관계자는 “특히 보험사처럼 지사를 많이 두고 다양한 문서를 처리해야 하는 기업들에 분산형 신뢰스캔 방식이 효과적”이라며 “지난 2006년 이후 출시된 디지털 복합기는 별도의 복합기 구매없이 SW 업그레이드만으로 공인전자문서 보관 문제를 해결할 수 있다”고 말했다. 　한국후지제록스가 지난 6월부터 디지털 복합기에 신뢰스캔 기능 SW 탑재한 제품을 출시 중이며 최근 신도리코가 LG CNS와 관련 솔루션 개발에 들어가는 등 복합기업계가 관련 솔루션 마련에 적극적으로 움직임에 따라 분산형 신뢰스캔 방식이 크게 활기를 띨 전망이다. 　김익종기자@전자신문, ijkim@etnews.co.kr